Conditions particulières MidCard Business et Education

1. Objet et acceptation

Les présentes conditions particulières s'appliquent aux organisations qui utilisent MidCard pour émettre des cartes à leur identité :

• MidCard Business : entreprises et organismes, pour leurs employés et collaborateurs ;
• MidCard Education : établissements d'enseignement supérieur et de formation pour adultes, pour leur personnel et leurs étudiants. Les écoles primaires et secondaires ne font pas partie de l'offre actuelle.

Elles complètent les CGU, les CGV et la Politique de confidentialité ; en cas de contradiction sur un point propre aux organisations, elles prévalent.

Elles sont acceptées expressément par la personne qui crée l'espace de l'organisation, puis lors de son activation. MidCard enregistre la version acceptée, la date, l'auteur de l'acceptation et l'organisation concernée.

2. Habilitation

La personne qui crée ou active une organisation déclare être habilitée à agir au nom de celle-ci et à utiliser son nom, son logo et son identité visuelle. Elle engage l'organisation par cette acceptation. L'utilisation du nom ou du logo d'une organisation sans habilitation est interdite et peut entraîner la suspension immédiate de l'espace (article 12).

3. Gestionnaires et rôles

L'organisation désigne ses gestionnaires, chacun avec son propre compte et un rôle : propriétaire, administrateur (membres, image de marque), gestionnaire et gestionnaire de cartes (émission et gestion des cartes), facturation (paiements et finances). Un titulaire ne voit que sa propre carte, jamais l'espace de l'organisation.

L'organisation veille à retirer les accès des gestionnaires qui la quittent. Elle répond des actions effectuées par ses gestionnaires dans son espace.

4. Vérification facultative — « Organisation vérifiée »

4.1. La vérification est facultative. Une organisation non vérifiée peut créer son espace, payer et activer ses cartes.

4.2. L'organisation peut demander le statut « Organisation vérifiée » en fournissant un ou plusieurs justificatifs, selon sa situation : adresse email sur le nom de domaine officiel de l'organisation, confirmée ; document officiel lorsqu'il existe (par exemple extrait d'immatriculation ou autorisation d'ouverture) ; attestation ou preuve d'habilitation de la personne qui agit ; tout autre justificatif pertinent. MidCard n'exige pas systématiquement de document juridique et peut demander un complément.

4.3. Avantages : le statut est affiché sur les cartes et la page de vérification ; il aide les personnes qui consultent une carte à distinguer une organisation dont MidCard a examiné les justificatifs, et réduit le risque d'usurpation de son nom.

4.4. Limites : le statut atteste un examen à une date donnée ; il ne garantit pas de façon absolue l'identité de l'organisation, l'exactitude des cartes émises ni la qualité de leurs titulaires. MidCard peut le retirer si les justificatifs se révèlent inexacts ou ne sont plus valables. Les justificatifs sont conservés pendant la durée nécessaire à la preuve de la vérification.

5. Émission des cartes et données des titulaires

5.1. L'organisation peut créer des cartes une par une ou importer une liste (CSV, XLSX). Elle choisit les informations enregistrées et celles qui sont publiques. Les données académiques ou internes (matricule, faculté, promotion, classe, département, identifiant interne) ne sont jamais publiées.

5.2. Rôle de l'organisation. Pour les cartes qu'elle émet, l'organisation agit comme responsable du traitement des données de ses titulaires ; Exceptions SAS agit pour son compte selon l'annexe « Traitement des données » ci-dessous. L'organisation garantit :

• disposer d'une base légale pour créer ces cartes et publier les informations choisies ;
• informer les titulaires de l'émission de leur carte, des informations publiées et de leurs droits, avant ou au moment de l'émission ;
• ne transmettre que des données exactes, pertinentes et limitées au nécessaire ;
• ne publier aucune donnée sensible ni numéro de pièce d'identité ;
• disposer des droits sur son logo et les photos qu'elle fournit.

5.3. Mineurs. L'offre Education ne vise pas les mineurs. Si un titulaire est exceptionnellement mineur, l'organisation doit disposer de l'autorisation de son représentant légal, limiter les informations publiées (par exemple sans photo ni coordonnées) et ne pas lui proposer de payer lui-même sans cette autorisation. Une carte non conforme peut être retirée par MidCard.

5.4. Invitations. L'organisation peut inviter un titulaire par email à revendiquer sa carte dans son propre compte MidCard. L'invitation est personnelle et expire après un délai limité.

6. Contrôle des cartes institutionnelles

6.1. L'organisation contrôle les cartes émises sous son identité. Elle peut les modifier, suspendre, désactiver ou retirer, notamment lorsqu'un étudiant, un employé ou un membre du personnel la quitte.

6.2. L'organisation ne peut pas supprimer le compte personnel du titulaire, ni ses cartes personnelles indépendantes, ni y accéder.

6.3. Le titulaire peut récupérer ses propres informations (par exemple par l'export de ses données ou la création d'une carte personnelle). Il ne peut pas conserver ni utiliser le nom, le logo, le design ou le statut de l'organisation après le retrait de sa carte institutionnelle.

6.4. L'organisation peut émettre une nouvelle carte pour un remplaçant.

7. Données personnelles — engagements d'Exceptions SAS

Voir l'annexe « Traitement des données pour le compte de l'organisation ».

8. Prix et paiement

Les prix, le paiement, les rappels, l'expiration et les remboursements sont régis par les CGV. En résumé :

Prestation	Prix
Activation de l'organisation (une seule fois, sans mensualité incluse)	10 USD
Carte Business	1 USD par carte et par mois
Carte Education du personnel	1 USD par carte et par mois
Carte Education étudiant payée par l'étudiant	1 USD par mois (rétrocession de 20 % à l'établissement)
Carte Education étudiant payée par l'établissement	0,80 USD par carte et par mois (remise immédiate de 20 %)

Les prix sont publics et identiques pour toutes les organisations ; il n'existe pas de tarif négocié individuellement. Aucun renouvellement n'est automatique. Les mensualités payées s'ajoutent à la fin de la période en cours de chaque carte : une même période n'est jamais facturée deux fois.

9. MidCard Education : qui paie les cartes étudiants ?

9.1. Mode A — l'étudiant paie. L'étudiant paie lui-même le tarif public de 1 USD par mensualité. L'établissement perçoit une rétrocession (article 11).

9.2. Mode B — l'établissement paie. L'établissement sélectionne un étudiant, plusieurs étudiants ou un groupe et finance la durée de son choix. Il bénéficie d'une remise immédiate de 20 % : 0,80 USD par mensualité au lieu de 1 USD. Aucune rétrocession n'est générée sur ces mensualités.

9.3. Mode mixte. L'établissement peut payer pour certains étudiants et laisser les autres payer eux-mêmes. Un étudiant peut renouveler lui-même sa carte après une période prise en charge par l'établissement ; les périodes se succèdent sans jamais se chevaucher.

9.4. Les cartes du personnel sont toujours payées par l'établissement, au tarif de 1 USD par carte et par mois, sans rétrocession. Les cartes Business ne donnent lieu à aucune rétrocession.

10. Transférabilité des mensualités — information préalable

Avant chacun de vos paiements, vous êtes informé que : les mensualités prépayées restant à courir sur une carte institutionnelle (employé, personnel ou étudiant) restent transférables au bénéfice de son titulaire, intégralement, vers sa carte personnelle MidCard, quel que soit le payeur, sans autorisation de votre part, selon l'article 7 des CGV. Le titulaire acquitte, le cas échéant, les frais d'activation de sa carte personnelle.

L'organisation ne récupère pas les mensualités transférées, y compris si elle émet une carte pour un remplaçant. Le transfert ne remet pas en cause les rétrocessions déjà acquises.

11. Rétrocessions aux établissements (Mode A)

11.1. Taux et assiette. L'établissement acquiert une rétrocession de 20 % du montant de chaque mensualité éligible effectivement payée par un étudiant pour une carte émise par cet établissement (par exemple 0,20 USD pour une mensualité de 1 USD). Sont éligibles les mensualités de cartes étudiants payées par l'étudiant et dont le paiement est confirmé. Ne sont pas éligibles : les mensualités payées par l'établissement, les cartes du personnel, les frais d'activation et les cartes Business.

11.2. Seuil de versement. Un versement ordinaire est déclenché lorsque 100 mensualités éligibles payées ont été comptabilisées depuis le précédent versement. Ce seuil compte des mensualités, et non des étudiants distincts : un étudiant qui paie 12 mois représente 12 mensualités.

11.3. Montant versé. Au déclenchement, la totalité du solde de rétrocession disponible est versée, après vérification par MidCard, déduction faite des régularisations éventuelles (article 11.5). Un nouveau cycle de comptabilisation commence alors.

11.4. Modalités. Les versements sont effectués manuellement par l'administration MidCard, sur le compte bancaire ou mobile money désigné par l'établissement, au nom de l'établissement. Chaque versement porte une référence et figure dans l'historique des rétrocessions consultable par les gestionnaires habilités de l'établissement. L'établissement est seul responsable de ses obligations fiscales et comptables relatives aux montants perçus.

11.5. Remboursements, annulations, doubles paiements, ajustements.

• Une mensualité remboursée, annulée ou payée en double ne génère pas de rétrocession au-delà de la mensualité réellement acquise.
• Si la rétrocession n'a pas encore été versée, elle est annulée.
• Si elle a déjà été versée, une régularisation négative est inscrite et déduite du versement suivant ou du règlement de clôture.
• Toute erreur de calcul est corrigée, dans un sens ou dans l'autre, sur le versement suivant, avec indication dans l'historique.

11.6. Fermeture avant le seuil. Les rétrocessions acquises restent dues à l'établissement, même si son compte est fermé avant d'atteindre 100 mensualités. MidCard procède alors à un règlement de clôture du solde disponible, après vérification et déduction des régularisations.

11.7. Contestation. L'établissement peut contester un relevé par email à contact@mid-card.com, en indiquant les références concernées.

12. Suspension d'une organisation

MidCard peut suspendre l'espace d'une organisation, son statut « Organisation vérifiée » ou certaines de ses cartes en cas de manquement aux présentes conditions ou aux CGU (notamment usurpation d'identité, défaut d'habilitation, données illicites), selon la procédure de l'article 8 des CGU : information et possibilité de s'expliquer en situation ordinaire ; suspension immédiate en cas de risque sérieux ou d'urgence ; contestation possible ; historique des décisions. Une suspension justifiée ne donne pas droit à remboursement automatique ; une suspension reconnue injustifiée donne lieu à une compensation appropriée (CGV, article 8).

13. Durée et fermeture

13.1. Les présentes conditions s'appliquent tant que l'organisation dispose d'un espace MidCard.

13.2. L'organisation peut demander la fermeture de son espace depuis ses paramètres ou à contact@mid-card.com. Lors de la fermeture : les cartes institutionnelles sont retirées ; les titulaires conservent leurs comptes personnels et peuvent transférer les mensualités restantes (article 10) ; les rétrocessions acquises font l'objet d'un règlement de clôture (article 11.6) ; les données des titulaires sont supprimées ou restituées selon l'annexe, sous réserve des obligations légales de conservation (factures, paiements et rétrocessions : 10 ans).

14. Modification et droit applicable

Les modifications importantes des présentes conditions sont notifiées au moins 30 jours à l'avance, sauf urgence ou obligation légale ; une nouvelle acceptation est demandée si nécessaire. Le droit applicable et le règlement des litiges suivent l'article 17 des CGU, avec recherche préalable d'une solution amiable via contact@mid-card.com.

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Annexe — Traitement des données pour le compte de l'organisation

Élément	Contenu
Objet	Hébergement, affichage et gestion des cartes institutionnelles émises par l'organisation
Personnes concernées	Employés, membres du personnel, étudiants de l'organisation ; ses gestionnaires
Données	Nom, photo, fonction, coordonnées professionnelles, catégorie, données académiques ou internes, identifiant interne, statut et période de la carte, statistiques de consultation
Durée	Durée de l'espace de l'organisation, puis les durées prévues par la Politique de confidentialité

Exceptions SAS s'engage à :

1. ne traiter ces données que pour fournir MidCard et selon les instructions de l'organisation exprimées par ses choix dans l'espace ;
2. veiller à la confidentialité des données et limiter l'accès au personnel habilité ;
3. mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites dans la Politique de confidentialité ;
4. recourir uniquement aux prestataires indiqués dans la Politique de confidentialité (hébergement OVHcloud en France ; paiement pay.exceptions.cd et pawaPay ; IA OpenAI et, le cas échéant, Google, si les gestionnaires utilisent MidCard AI) et informer l'organisation de tout changement significatif ;
5. aider l'organisation à répondre aux demandes des titulaires ;
6. notifier à l'organisation, dans les meilleurs délais, toute violation de données concernant ses titulaires ;
7. à la fermeture de l'espace, supprimer les données ou, sur demande formulée avant la fermeture, les restituer dans un format courant, sous réserve des obligations légales ;
8. fournir les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces engagements.

L'organisation s'engage à respecter l'article 5.2 et à ne pas utiliser MidCard AI pour traiter les données de ses titulaires au-delà de ce qui est nécessaire à la gestion de leurs cartes.